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Cómo buscar de forma más inteligente en Mail

CómoTabletas 13 de abril de 2014 8:00 p.m. PDT

[Nota del editor: este artículo es un extracto de Toma el control de Apple Mail , disponible para descargar de TidBITS Publishing por $ 15. El libro electrónico de 175 páginas, que cubre Mail tanto para Mavericks como para iOS 7, va mucho más allá de la búsqueda de Mail para brindar consejos esenciales de configuración, personalización, uso y solución de problemas, ya sea que use Gmail, iCloud, Exchange o IMAP, o varias cuentas. ]



La función de búsqueda Spotlight de OS X indexa automáticamente todos los mensajes en Apple Mail para una búsqueda ultrarrápida, y puede buscar esos mensajes en Mail o usando el menú Spotlight de todo el sistema.

Pero Mail no se limita a búsquedas de texto simples. Con un sistema flexible de tokens de búsqueda (que explico en un momento), búsquedas booleanas y otras opciones, puedes encontrar casi cualquier mensaje que puedas describir. Incluso puede guardar una búsqueda convirtiéndola en un buzón de correo inteligente, como describo al final de este artículo.





búsqueda de extracto de kissell mail

A medida que escribe un término de búsqueda, las consultas sugeridas aparecen en una lista. Seleccione El mensaje contiene (como se muestra aquí) y Correo busca en el contenido del mensaje lo que esté en el campo de búsqueda.

Realizar una búsqueda básica

Para encontrar un mensaje de correo electrónico, comience (opcionalmente) seleccionando uno o más buzones de correo en la barra lateral de Mail para restringir su búsqueda a esos buzones de correo. Luego, comience a escribir su consulta en el campo de búsqueda en la barra de herramientas de Mail. (Para ir directamente al campo de búsqueda, presione Comando-Opción-F.) El correo comienza a mostrar resultados en la lista de mensajes inmediatamente, a veces incluso antes de que termine de escribir.



Para ocultar los resultados y volver a la lista de mensajes, haga clic en el icono X en el cuadro de búsqueda.

Utilice sugerencias y tokens A medida que escribe su término de búsqueda, el campo Buscar muestra una lista desplegable de sugerencias, no de mensajes coincidentes, sino de texto u otros elementos que Mail cree que podría estar buscando. Si ve lo que está buscando en la lista, puede ahorrarse un poco de escritura simplemente seleccionándolo, ya sea haciendo clic en él o usando las teclas de flecha para resaltar el elemento y luego presionando Retorno.

extracto de kissell mail search2

Elija el nombre de una persona de la categoría Personas de la lista de sugerencias y aparecerá una ficha de búsqueda con el nombre de esa persona.

Si ignora la lista de sugerencias o selecciona la opción predeterminada en la parte superior (El mensaje contiene :), Mail simplemente busca mensajes completos (incluidos encabezados y metadatos) para ese texto literal.

Si Mail nota que lo que ha escrito es parte de un nombre, dirección de correo electrónico, fecha, asunto u otro encabezado de mensaje, puede mostrar el elemento completo correspondiente en la lista. Seleccione uno de esos elementos (por ejemplo, el nombre de un remitente) y Mail encapsula el elemento en una pequeña burbuja gris. Esa burbuja es una token de búsqueda : Una unidad que funciona como un término de búsqueda especial y ajustable. Los tokens son excelentes porque hacen que la búsqueda sea menos propensa a errores y más fácil de manipular.

búsqueda de extracto de correo de kissell3

Los diferentes tokens ofrecen diferentes opciones de contexto.

Cuando digo que un token es ajustable, me refiero a que puedes cambiar el contexto en el que Mail busca el término. Por ejemplo, al buscar una persona, puede limitar la búsqueda a los mensajes de esa persona, a esa persona o donde el nombre de la persona se menciona en cualquier parte del mensaje; simplemente haga clic en la pequeña flecha en el lado izquierdo del token y elija el contexto deseado en el menú emergente que aparece. De manera similar, cuando el token de búsqueda es una palabra de asunto, puede restringir la búsqueda solo a los asuntos de los mensajes.

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No puedes obligar a Mail a crear un token de búsqueda; solo puedes tomar lo que ofrece. Pero los nombres, las direcciones de correo electrónico, las palabras del asunto y ciertas expresiones similares a fechas (como ayer y mayo de 2012) producen con frecuencia tokens.

búsqueda de extracto de kissell mail

Una búsqueda puede incluir varios tokens, junto con texto arbitrario. Mail busca solo mensajes que coincidan con todos los términos de búsqueda.

Tampoco está restringido a usar solo un token. Una vez que haya elegido una consulta de búsqueda para seleccionarla como token, puede agregar más tokens si lo desea, y también puede incluir texto adicional que no sea token para buscar. Solo recuerde que lo que ingrese en el campo de búsqueda, de forma predeterminada, Mail busca mensajes que contengan todos esos términos.

Ajustar el alcance de la búsqueda Además de ofrecer sugerencias de búsqueda, Mail realiza otro cambio en su interfaz cuando comienza a escribir un término de búsqueda. La barra de Favoritos, justo debajo de la barra de herramientas, cambia sutilmente para proporcionar controles para restringir o expandir el rango de la búsqueda (por ejemplo, solo un buzón o todos los buzones).

Las opciones que puede seleccionar son las siguientes:

  • Todo: haga clic en este elemento y Mail buscará en los mensajes de todos los buzones de correo (incluidos los enviados y los borradores) el texto que ingresó.
  • Nombre del buzón : Si tenía un solo buzón seleccionado cuando comenzó a buscar, el nombre de ese buzón aparece en la barra de favoritos. Haga clic en él para restringir la búsqueda a ese buzón. También puede seleccionar cualquier buzón o buzón inteligente que ya esté en la barra de favoritos.
  • Buzones de correo seleccionados: si tenía más de un buzón de correo seleccionado, haga clic aquí para buscar todos (y solo) esos buzones de correo.
  • Guardar: haga clic en este botón, que se encuentra en el extremo derecho de la barra de favoritos, para crear un buzón inteligente (que se explica a continuación).

Buscar una frase

Para buscar una secuencia exacta de palabras, como camisa verde oscuro , ponga entre comillas la frase: 'dark green shirt'. Sin las comillas, Mail coincide con los mensajes que contienen las tres palabras, en cualquier lugar del mensaje, por ejemplo, El Sr. Green se puso su camisa roja después del anochecer. coincidiría. Con las comillas, solo una frase como El Sr. Green se puso su camisa verde oscuro coincidiría.

Usar expresiones booleanas

Una búsqueda booleana es aquella que usa los operadores lógicos Y, O y NO, junto con paréntesis opcionales, para ayudar a reducir los resultados de diferentes maneras, por ejemplo, mensajes que contienen Jacobo o Jill , ambos Jacobo y Jill , o Jacobo pero no Jill . El correo puede realizar búsquedas booleanas, pero solo en el contenido del mensaje, no en los encabezados (como Asunto, Desde o Fecha).

Cuando utilice operadores booleanos, utilice siempre mayúsculas— AND, OR y NOT, por lo que Mail no busca las palabras reales y , o , y no . Puede usar un signo menos (-) como atajo para AND NOT, por lo tanto, si escribe Jack -Jill en el campo de búsqueda, verá una lista de todos los mensajes que contienen a Jack pero no a Jill.

búsqueda de extracto de kissell mail

La barra de favoritos le permite limitar (o expandir) el alcance de la búsqueda.

Buscar por rango de fechas

Para buscar mensajes en un rango de fechas, ingrese las fechas usando el formato M/D/Y-M/D/Y —por ejemplo, 12/26/11-4/15/12 del 26 de diciembre de 2011 al 15 de abril de 2012. (Sin embargo, no espere que los tokens aparezcan aquí, ya que solo ocurren para unidades comunes, como un mes completo). Por supuesto, puede combinar fechas con otro texto. Por ejemplo, 3/1/2012-4/11/2012 backups encuentra mensajes fechados entre el 1/3/2012 y el 4/11/2012 que contienen la palabra backups .

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Buscar dentro del mensaje actual

Si quieres buscar texto dentro de un mensaje o conversación seleccionados (en lugar de buscar mensajes en sí mismos), puede elegir Editar> Buscar> Buscar (o presionar Comando-F) para mostrar un campo de búsqueda en línea justo encima del contenido del mensaje. A medida que escribe en este campo, Mail resalta instantáneamente todos los términos coincidentes en el mensaje o conversación actual. Puede utilizar los botones de flecha para pasar de una partida a la siguiente; haga clic en Listo para descartar el campo de búsqueda.

Para realizar una acción de buscar y reemplazar (que solo es posible en los mensajes que está redactando, no en los mensajes entrantes), marque la casilla Reemplazar junto al campo de búsqueda en línea para mostrar controles adicionales.

Trabaje de forma más inteligente con buzones de correo inteligentes

Los buzones de correo inteligentes aparecen en la barra lateral junto con los buzones de correo ordinarios, pero no son realmente buzones de correo; no contienen datos en sí mismos. En cambio, un buzón inteligente es una consulta de búsqueda guardada que muestra mensajes, almacenados en otros buzones, que coinciden con los criterios de búsqueda particulares del buzón inteligente. Configura las condiciones de búsqueda del buzón inteligente y obtiene una carpeta dinámica que siempre muestra los mensajes que coinciden con esas condiciones, independientemente de la ubicación real de los mensajes.

extracto de kissell mail smartmailbox

La forma más fácil de crear un buzón inteligente es guardar una búsqueda y luego modificar los criterios de búsqueda (si lo desea) aquí.

Crear un buzón inteligente Mail ofrece dos formas de crear buzones de correo inteligentes. La forma más sencilla es guardar una búsqueda, como describo a continuación. Sin embargo, puede comenzar a construir un buzón inteligente desde cero seleccionando Buzón> Nuevo buzón inteligente, o haciendo clic en el botón más (+) en la parte inferior de la barra lateral de Correo y eligiendo Nuevo buzón inteligente en el menú emergente resultante.

Siga estos pasos para configurar un buzón de correo inteligente:

  1. Ingrese el texto de búsqueda en el campo de búsqueda en la parte superior derecha de la ventana principal de Mail. Utilice cualquiera de los criterios de búsqueda habituales que admite Mail, excepto los operadores booleanos; seleccione dónde debe buscar Mail para los mensajes coincidentes (en uno o más buzones de correo en particular o Todos; desafortunadamente, los buzones de correo inteligentes no funcionan con los buzones de correo seleccionados seleccionados en la barra de favoritos); y elija qué partes del mensaje buscar (un encabezado determinado o el mensaje completo).
  2. Haga clic en el botón Guardar en el lado derecho de la barra de Búsqueda / Favoritos. Aparece un cuadro de diálogo que muestra sus criterios de búsqueda en una forma más estructurada que puede editar más.
  3. Introduzca un nombre para el buzón de correo inteligente (o mantenga el nombre El correo se rellena automáticamente).
  4. Para agregar una nueva condición, haga clic en el botón más (+) a la derecha de una condición existente y luego configure la nueva condición. Por ejemplo, puede completar cualquiera de los siguientes: [From] [Contains] some-email-address o [Subject] [Begins with] Fwd: o [Date Received] [Is in the last] 2 [Days] o [Any Attachment Name] [Ends with] .exe. (Para eliminar una condición, haga clic en el botón menos (-) junto a ella).
  5. Si su buzón de correo inteligente tiene solo una condición, continúe con el Paso 6. De lo contrario, debe elegir Cualquiera o Todos en el menú emergente que coincida cerca de la parte superior del cuadro de diálogo. Alguna , como un OR booleano, significa que si alguna de las condiciones coincide con un mensaje, el mensaje aparece en los resultados. Por ejemplo, para mostrar cualquier mensaje de su madre o hermano o hermana en un buzón de correo inteligente familiar, debe especificar las tres condiciones adecuadas (como [From] [Contains] person’s address ) y elegir Cualquiera en el menú emergente. Todos , como un Y booleano, funciona si desea que los mensajes aparezcan solo si se cumplen todas las condiciones. Un ejemplo es mostrar un mensaje solo si es de su corredor de bolsa, no está leído y se recibió hoy.
  6. Decida si desea que el buzón inteligente enumere los mensajes que se encuentran en la Papelera o en las carpetas Enviados.
  7. Haga clic en Aceptar.

Mail agrega un nuevo buzón inteligente a su barra lateral con el nombre y los criterios que seleccionó. Si hace clic en el icono de ese buzón, inicialmente debería mostrar exactamente los mismos mensajes que su búsqueda. A medida que reciba y elimine mensajes que cumplan con sus criterios, la lista se actualizará automáticamente para reflejar las últimas coincidencias de mensajes.

Sugerencias de buzón inteligente Aquí están mis sugerencias favoritas para crear buzones de correo inteligentes:

  • Mostrar toda la correspondencia con una persona específica: Elija Alguna en el menú emergente en la parte superior. Agregue dos condiciones, [From] y [Any Recipient], que incluyen la dirección de correo electrónico de la otra persona. (Para mostrar conversaciones con más de una persona, cree un nuevo grupo de Contactos con todos los nombres que desea incluir y, en lugar de [From], elija [Sender Is a Member of Group] [some-Address-Book-group]. Luego agregue [Any Recipient] condiciones para cada persona del grupo de forma individual) .Asegúrese de seleccionar Incluir mensajes de enviados por lo que Mail también muestra los mensajes que le enviaste a esta persona. Para obtener mejores resultados, cuando visualice este buzón inteligente, elija Ver> Organizar por conversación para mostrar todos sus intercambios en una conversación encadenada.
  • Mostrar mensajes recientes no leídos: si usa reglas para mover mensajes a diferentes buzones de correo, puede disfrutar viendo todos sus mensajes no leídos, donde sea que residan, en un solo lugar. Si lo desea, limite el buzón inteligente a los mensajes recibidos en el último día (o algunos días).
  • Localice los archivos adjuntos en el correo enviado: si envía con frecuencia fotos u otros archivos adjuntos de gran tamaño, sus copias en su buzón de correo enviado pueden ocupar mucho espacio y probablemente tenga los originales en otro lugar de su Mac. Haz un buzón inteligente con dos condiciones: [Contains Attachments] y [Message is in Mailbox] [Sent]. De vez en cuando, revise este buzón; para eliminar archivos adjuntos de estos mensajes, seleccione los mensajes y elija Mensaje> Eliminar archivos adjuntos.
  • Busque miembros del grupo: Utilice el [Sender is a Member of Group] opción para buscar mensajes de personas en uno de sus grupos de contactos. Y sí, incluso puede hacer referencia a grupos inteligentes que ha creado en la aplicación Contactos, de modo que a medida que cambia la información de sus contactos, el contenido del buzón inteligente rastrea los cambios automáticos en la membresía de un grupo inteligente.
  • Sea más flexible que Todos y Cualquiera: si usa el [Message is in Mailbox] condición, el contenido de un buzón inteligente puede depender de otro buzón inteligente. Esto es útil cuando tiene un conjunto de condiciones tan complejo que Cualquiera y Todos son demasiado limitados. Por ejemplo, puede tener un buzón inteligente que enumere los mensajes de cualquiera (Cualquiera) de varios amigos y otro que enumere los mensajes que están en el primer buzón inteligente y (Todos) marcados como de alta prioridad.